Das Projektplandilemma
Viele Projektpläne sind kaum mehr als ein Maßnahmenkatalog: Alle Tätigkeiten, die nötig scheinen, werden aufgelistet, priorisiert und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Anschließend terminiert man die Aufgaben, weist ihnen Ressourcen zu – und so ergibt sich nach und nach ein „fertiger“ Projektplan. Im Idealfall passt die errechnete Zeitschiene zum geplanten Echtstart. Anderenfalls wird noch schnell ein wenig entzerrt. Und schon passt es.
Was geschieht aber mit solchen Plänen in der Praxis? Je detaillierter sie sind bzw. im Lauf des Projekts werden, umso aufwändiger ist es, sich in Änderungen einzuarbeiten. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine lange Maßnahmenliste langfristig ohne Anpassungen funktioniert, tendiert jedoch gegen null. Das ist so bekannt wie unproblematisch. Allerdings machen sich die Beteiligten oft den Aufwand nicht klar, der sich aus Modifikationen am vermeintlich genauen Projektplan zwangsläufig ergibt. Und das hat nach meiner Erfahrung Konsequenzen:
- Entweder aktualisiert man den Projektplan nach jeder Änderung sehr aufwändig, wodurch die Kosten für das Projektmanagement steigen,
- oder er ist schon nach kurzer Zeit nicht mehr aktuell – was auch den kleinschrittigen Projektplan unbrauchbar macht.
Wie wichtig ist ein Projektplan um Ergebnisse zu erreichen?
„Jeder Meilenstein ist binär, entweder ist er geschafft – oder nicht.“ ~ Steve McConnell
Die Alternative? Man könnte komplett auf einen Projektplan verzichten. Das würde in einigen Fällen wahrscheinlich nicht einmal schlechter funktionieren als die detaillierte Variante. Damit wäre das Projekt aber kaum noch steuerbar, weil letztlich nur ein professioneller Plan die notwendige Projekttransparenz gewährleistet.
Erfahrungsgemäß ist es dagegen sehr wirkungsvoll, Projekte in verschiedene Phasen einzuteilen. Diese Phasen müssen individuell bestimmt werden, haben aber immer eine grundlegende Gemeinsamkeit: Ihr Ende ist durch klar messbare Ziele (Meilensteine) definiert. Dadurch kann der Projektfortschritt jederzeit beurteilt werden. Außerdem arbeiten die Projektmitglieder jederzeit auf Ziele hin, die in einem befriedigenden Zeitrahmen liegen. Wenn der Echtstart einer Software erst 12 oder gar 18 Monate später stattfinden soll, ist das sicher nicht motivierend.
Die Ziele können sehr unterschiedlich sein, daher hier nur einige Beispiele:
- 30% der Anforderungsliste sind auf Machbarkeit geprüft und fertig analysiert.
- Die kritischen Geschäftsprozesse wurden analysiert und in Ablaufplänen dokumentiert.
- Das Testsystem enthält 80% der aufbereiteten Debitoren, Kreditoren und Artikel etc.
Die Unterteilung in Projektphasen löst auch das Problem des Detailierungsgrades. Während die laufende Phase detailliert geplant ist, stehen für die folgende vielleicht nur die Ergebnisse fest, die wiederum darauf ausgerichtet sind, den Erfolg einer noch späteren Phase sicherzustellen. Der Detaillierungsgrad ist also nicht über den gesamten Projektplan gleich, sondern nimmt kontinuierlich ab, je weiter man in die Zukunft blickt. Termine mit vielen Teilnehmern, wie z.B. große Tests, plant man im Sinne der vollständigen Anwesenheit dabei natürlich so früh wie möglich.
Effektive Projektplanung: Fokus auf Ergebnisse und Meilensteine statt auf Tätigkeiten
„Die Tat wird vergessen, doch das Ergebnis bleibt bestehen“ ~ Ovid
Wie sollte ein guter Plan also aufgebaut sein? Drei Aspekte sind nach meiner Ansicht entscheidend:
- Regelmäßige Workshops / Termine
- Ergebnisse
- Meilensteine
Die einzelnen Tätigkeiten sind vernachlässigbar. Denn aus Voranalysen wissen wir sehr genau, welche Ergebnisse wir benötigen und welche Prozesse funktionieren müssen. Auf welche Weise man zu den Resultaten gelangt, ist für den Plan nicht relevant. Selbstverständlich muss ein professioneller Projektleiter dafür sorgen, dass die Ergebnisse schnellstmöglich erreicht werden. Die Planung einzelner Maßnahmen zur Umsetzung ist dagegen zumeist Zeitverschwendung und engt das Projektteam unnötig ein.
Durch diese Art der Projektplanung ist es jederzeit möglich, den wirklichen Fortschritt eines Projektes zu bewerten und zu berichten. Immerhin interessiert sich kein Entscheider interessiert dafür, ob alle Personen die geplanten Tätigkeiten durchgeführt haben oder wer sich wann und mit wem abgestimmt hat. Denn am Ende zählt nur der Fortschritt in den unterschiedlichen Bereichen, um dadurch die gesetzten Meilensteine erreichen zu können.
