Effektive ERP-Planung

Die Reiseplanung von vorne angehen – das Ziel vor Augen haben und Enttäuschungen vermeiden

Die ERP-Planung vieler Unternehmen

Viele Unternehmen wissen – oder ahnen doch zumindest – dass ihre ERP nicht optimal organisiert ist. Die Software ist veraltet, neue Anforderungen werden kaum bewältigt und der Anbieter ist mittlerweile zu klein.
In dieser Lage macht man oft den dritten Schritt vor dem ersten. Man schaut sich nach neuen Systemen um und vereinbart Vertriebstermine mit Softwareanbietern, die auf Grundlage einiger Tabellen mit Stammdaten eine „realitätsnahe“ Präsentation vorbereiten sollen. Ohne sich lange mit Detailfragen aufzuhalten, präsentiert der Anbieter das Übliche: Viele farbenfrohe Ansichten, die die Vorzüge seines speziellen Systems illustrieren sollen.
Am Ende wird ein grobes Budgetangebot erstellt, das im besten Fall einen weiteren Workshop zur genauen Bedarfsermittlung beinhaltet. Im schlechteren Fall geht es direkt ans Projekt.

Wenn die ERP-Planung schon zum Scheitern verurteilt ist

In solchen Fällen kann es passieren, dass wichtige Aspekte, die das individuelle Unternehmen betreffen, nicht angemessen berücksichtigt werden. Unternehmen sind so unterschiedlich wie ihre Anforderungen an eine ERP-Software. Und ohne eine genaue Analyse dieser Anforderungen kann es passieren, dass wichtige Funktionalitäten fehlen oder unnötige Features implementiert werden, die letztlich nur Ressourcen verschwenden und die Nutzererfahrung verschlechtern.

Ebenso kann der Wechsel zu einem neuen System erhebliche Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe haben. Die Umstellung auf ein neues ERP-System kann in der Anfangsphase zu Produktivitätsverlusten führen, während sich die Mitarbeiter an die neue Software gewöhnen. Dies wird noch verschlimmert, wenn das neue System nicht richtig auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist.

Zusätzlich zu den internen Auswirkungen kann ein schlecht geplanter Systemwechsel auch die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten beeinträchtigen. Wenn beispielsweise die Auftragsabwicklung oder die Lieferkettensteuerung beeinträchtigt wird, kann dies dazu führen, dass Lieferungen verspätet oder Bestellungen falsch ausgeführt werden.

Ein gescheitertes ERP-Projekt durch mangelnde Planung

Entsprechend der Ausgangslage wundern sich die Beteiligten schließlich, dass die Reise weder so schön noch so erfolgreich war wie erhofft. Natürlich gibt es dann auch immer einige, die es von vornherein besser wussten. Schließlich kosten IT-Projekte grundsätzlich das Doppelte des geplanten Budgets und dauern ewig. War klar.

Die Gründe sind im Nachhinein auch schnell gefunden:

Die Keyuser waren zu sehr ins Tagesgeschäft eingespannt.
Es gab zu viele Änderungswünsche im laufenden Projekt.
Der Anbieter verstand die Bedürfnisse des Unternehmens nicht.
Die Echtstartbetreuung durch den Anbieter musste leider doch wesentlich umfangreicher ausfallen. Aber immerhin gab es einen Start…
Zugegeben: Dieser Abriss vereinfacht die Schwierigkeiten vieler ERP-Projekte etwas, ist aber leider keine Überspitzung. Dabei gehen viele Menschen schon ihre alltäglichen Herausforderungen viel strukturierter an – und vermeiden größere Enttäuschungen dadurch in der Regel.

Klare Planung und gründliche Vorbereitung
Jeder der Beteiligten in diesem Szenario hätte wohl eine private Reise gründlicher geplant als die ERP des Unternehmens für die nächsten fünf Jahre. Schließlich hat man vor einer Urlaubsreise genaue Erwartungen: Was man erleben will, wie das Reiseziel aussieht, was man für sein Geld bekommen sollte. Man sitzt lange Abende zusammen und malt sich die Urlaubserlebnisse ganz genau aus.

Ganz ähnlich sollte man sich auch auf die Meetings zur Ausrichtung der ERP vorbereiten. Die Zukunft muss dem ganzen Team von Anfang an klar vor Augen stehen. Zu diesem Zweck wiederum stellt man sich am besten einige Fragen:

• Wie soll sich das Unternehmen in fünf Jahren entwickelt haben?
• Wie viele Mitarbeiter und Anwender wird es geben?
• Wie werden Prozesse dann ablaufen und Menschen miteinander arbeiten?
• Wie werden die Kunden mit uns kommunizieren?

Nur wenn der gewünschte Zielzustand bestimmt ist und die grundlegenden Fragen geklärt sind, kann überhaupt von einem Strategieprozess die Rede sein. Auch privat beauftragt man doch erst dann ein Reisebüro, wenn man die eigenen Ansprüche geklärt hat. Natürlich ergeben sich im Beratungsprozess auch noch weitere Ideen. Diese lassen sich direkt mit den vordefinierten Vorgaben abgleichen und entsprechend bewerten.

Softwareanbieter einzuladen ist erst dann sinnvoll, wenn das intern verantwortliche Team ein klares Bild entwickelt hat, wie das ERP-Umfeld abschließend gestaltet werden soll. Nur so kann man sich auf Termine optimal vorbereiten und die Präsentation des Anbieters an den eigenen Bedürfnissen messen.

Letztlich profitieren auch die Anbieter einer ERP-Software selbst von einer guten Vorbereitung Ihrerseits. Denn sie sind besser über Ihre Ansprüche im Bild und können Ihnen die Alleinstellungsmerkmale der infrage kommenden Produkte verständlicher darstellen. Das ist nur möglich, wenn Sie zuvor eine klare Erwartungshaltung kommuniziert haben.
Am Ende ist es genau wie im Reisebüro: Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dort wird zunächst mit Ihnen über Ihre Erwartungen an das bevorstehende Urlaubserlebnis sprechen. Er wird Rückfragen zu den Details stellen und Ihnen erst dann eine Auswahl an Reisezielen und Unterbringungsmöglichkeiten präsentieren.

Hier endet allerdings der Vergleich mit dem Reisebüro. Die meisten Erholungsbedürftigen dürften jedenfalls kaum einen dicken Aktenordner mit einem ganzen Anforderungskatalog mitbringen, damit sie vom Reisevermittler dann einzeln geprüft und abgehakt werden. So kommt es mir allerdings oft vor, wenn ich Lastenhefte mit Tausenden von Zeilen sehe, die eine vermeintlich wissenschaftlich valide Entscheidung unvermeidlich machen sollen. Aber das ist ein Thema für einen eigenen Beitrag…

Was gehört zur Planung eines ERP-Projekts?

Eine effektive ERP-Planung besteht aus verschiedenen Schritten und Aspekten, die für einen reibungslosen Ablauf und eine erfolgreiche Implementierung des Systems sorgen. Bitte beachten Sie diese Schritte nicht als in Stein gemeißelt, da sich jedes ERP-Projekt anders verhält. Hier sind einige wichtige Punkte:

1. Ziele und Anforderungen klären: Das Unternehmen sollte klare Ziele für die ERP-Implementierung festlegen und die spezifischen Anforderungen, die das System erfüllen soll, genau definieren.
2. Stakeholder-Einbindung: Alle relevanten Stakeholder, einschließlich Management, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten, sollten in den Planungsprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass das ERP-System allen Anforderungen gerecht wird.
3. Geschäftsprozessanalyse: Eine genaue Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse hilft dabei, zu identifizieren, wo Verbesserungen notwendig sind und wie das ERP-System dazu beitragen kann.
4. Auswahl des ERP-Systems: Basierend auf den definierten Zielen und Anforderungen sollte das geeignete ERP-System ausgewählt werden. Hierbei sollte man auch die langfristige Entwicklung des Unternehmens berücksichtigen.
5. Planung der Implementierung: Der Prozess der Implementierung sollte sorgfältig geplant werden, einschließlich Zeitplan, notwendige Ressourcen und der Schulung der Mitarbeiter.
6. Datenmigration: Eine sorgfältige Planung der Datenmigration ist essenziell, um Datenverlust zu vermeiden und die Kontinuität der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
7. Test und Validierung: Vor der vollständigen Implementierung sollte das ERP-System ausgiebig getestet werden, um sicherzustellen, dass es wie erwartet funktioniert und alle Anforderungen erfüllt.
8. Change Management: Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert häufig Veränderungen in der Arbeitsweise des Unternehmens. Ein effektives Change-Management kann helfen, Widerstand gegen die Veränderungen zu minimieren und die Akzeptanz des neuen Systems zu erhöhen.
9. Überprüfung und Optimierung: Nach der Implementierung sollte das ERP-System regelmäßig überprüft und bei Bedarf optimiert werden, um sicherzustellen, dass es weiterhin den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und die bestmöglichen Ergebnisse liefert.

Abschließend lässt sich sagen, dass eine gründliche Vorbereitung und strategische Planung die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Implementierung bildet. Diese berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse und zukünftigen Ziele eines Unternehmens und ermöglicht es sowohl den Mitarbeitern als auch den ERP-Anbietern, optimale Ergebnisse zu erzielen und die Vorteile des Systems voll auszuschöpfen.