Die Einführung eines ERP-Systems ist ein kritisches Unterfangen für jedes Unternehmen, das seine Prozesseffizienz steigern möchte. Eine der häufigsten Fragen, die sich Unternehmen dabei stellen, ist: „Wie lange wird das Projekt dauern?“ Die Antwort darauf ist vielschichtig und hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Welchen Umfang hat das Projekt?
Wenn man der KI die Frage stellt, ist die Antwort relativ eindeutig: Es lässt sich nicht wirklich sagen, 8–14 Monate ist aber als Annahme scheinbar ganz OK. Nun gut. Das nehmen wir erst mal so hin.
Um die Frage näher zu erörtern, sollten wir erst einmal festlegen, was wir in diesem Kontext eigentlich unter der Dauer verstehen. Die 8–14 Monate dürften sich wohl auf die Zeitspanne zwischen Projekt-Kick-off und dem Echtstart (hier wird wohl der erste Echtstart gemeint sein) beziehen. Dies wiederum bedeutet, dass man die Phasen 1–3 bei der Bewertung der Dauer mal eben außen vor lässt.
Aus meiner Sicht macht es daher Sinn eine ganzheitliche Betrachtung der Projektdauer anzustreben, also eine Betrachtung, die mit der Orientierungsphase beginnt und mal mindestens das erste Hauptrollout (Phase 5) einschließt. Natürlich gibt es Gegebenheiten, die anders sind. Vielleicht brauchen Sie keine Anbieterauswahl, da Sie einen Neuaufsatz mit dem aktuellen Anbieter planen. Vielleicht gibt es keine Rollouts, sondern einen Echtstart für Ihr gesamtes Unternehmen. Aber dies sind schon Rahmenparameter, die im Zuge der Zeitabschätzung eine Rolle spielen.
Gehen wir für unser Szenario nun einmal davon aus, dass wir vorn im Phasenmodell anfangen und es einen Echtstart gibt. Rollouts auf weitere Unternehmen lassen wir außen vor. (Sollten Sie weitere Rollouts planen spielt es eine enorme Rolle, ob die Unternehmen / Unternehmensteile dieselben Anforderungen haben, oder ob es sich z. B. um Unternehmen handelt, die noch einmal spezielle Anforderungen mitbringen und / oder in anderen Ländern beheimatet sind, womit es dann auf jeden Fall neue Anforderungen gibt).
Wie lange dauern die einzelnen Phasen eines ERP-Projekts?
Ein ERP-Projekt lässt sich grob in sechs Hauptphasen unterteilen, wobei jede Phase bestimmte Aktivitäten und Ziele umfasst. Wenn wir in Phasen denken, lässt sich die letztlich benötigte Zeit für das ERP Projekt auch besser kalkulieren.
- Die Orientierungsphase (ca. 3 Monate)
- Strategieentwicklung
- Teamzusammenstellung
- Anforderungsdefinition
- Anbieter- und Systemauswahl (6-9 Monate)
- Anforderungsanalyse
- Anbieterrecherche und -bewertung
- Workshops und Verhandlungen
- Projektvorbereitung (etwa 3 Monate)
- Detaillierte Planung
- Teamfinalisierung und Schulung
- Vorbereitende Maßnahmen
- Projektdurchführung (12-22 Monate)
- Systemanpassung
- Durchführung von Tests
- Schulung der Endnutzer
- Der Echtstart (ca. 2 Monate)
- Überführung in den Echtbetrieb
- Unterstützung beim Go-live
- Rollouts und Systempflege (Dauer variiert)
- Schrittweise Einführung in verschiedenen Unternehmensbereichen
- Kontinuierliche Pflege und Ausbau
Zählen wir die Dauer der einzelnen Phasen zusammen, so kommen wir auf die Mindestdauer eines ERP-Projekts. Denn bestimmte Einflussfaktoren können die Projektdauer zusätzlich beeinflussen.
Einflussfaktoren auf die Projektdauer
Die Dauer eines ERP-Projekts wird von mehreren Faktoren beeinflusst, die während der Planung berücksichtigt werden müssen:
Die Komplexität des Projektes
Ein ERP-Projekt durchläuft mehrere Phasen, von der initialen Planung und Auswahl des Anbieters bis zur Implementierung und dem anschließenden Rollout. Jede Phase bringt eigene Herausforderungen und Zeitanforderungen mit sich, die durch die Komplexität des Projektes bestimmt werden. Faktoren wie die Größe des Unternehmens, die Anzahl der zu integrierenden Geschäftsprozesse und die geografische Verteilung der Standorte spielen eine entscheidende Rolle. Ein Lastenheft kann die Komplexität des ERP-Projektes genauer beschreiben.
Die Wahl des ERP-Systems und des Implementierungspartners
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems und des passenden Implementierungspartners ist ein kritischer Schritt, der sich direkt auf die Projektdauer auswirkt. Ein System, das gut zu den Geschäftsprozessen und der IT-Infrastruktur des Unternehmens passt, kann die Implementierungszeit erheblich verkürzen. Ebenso kann ein erfahrener Partner, der bewährte Methoden anwendet, den Prozess beschleunigen.
Interne Ressourcen und Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeit interner Ressourcen ist ein weiterer entscheidender Faktor, der die Dauer eines ERP-Projekts beeinflusst. Die Abstellung von Schlüsselpersonal für das Projekt und deren Verfügbarkeit für Schulungen und Workshops sind essenziell für einen reibungslosen Ablauf. Einschränkungen in diesem Bereich können zu Verzögerungen führen.
- Sind die richtigen Mitarbeiter vorhanden?
- Sind genügend Mitarbeiter vorhanden oder müssen noch Stellen ausgeschrieben werden?
- Welche Schlüsselfiguren fehlen noch, um das Projektteam zu vervollständigen?
- Sind die auserwählten Berater verfügbar?
- Haben die Abteilungen, die bei der Implementierung und Einführung unterstützen sollen, Kapazitäten?
Anpassungen und Individualisierung
ERP-Systeme bieten oft umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, um spezifische Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Während diese Flexibilität ein großer Vorteil ist, kann sie auch die Projektdauer verlängern, insbesondere wenn umfangreiche Anpassungen oder gar Eigenentwicklungen erforderlich sind. Letztlich ist ein ERP Projekt auch ein Softwareprojekt. Wenn bereits fertige Softwareprodukte vorliegen, ist die Entwicklung immer schneller, als wenn noch Anpassungen oder Entwicklungen der Software erforderlich sind.
Schulung und Change Management
Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert umfangreiche Schulungen für Endnutzer und das Management von Veränderungen innerhalb der Organisation. Diese Prozesse sind zeitintensiv, aber für den Erfolg des Projektes und die Akzeptanz des Systems unerlässlich.
Fazit: Wie lange dauert ein ERP-Projekt?
Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein umfangreiches Projekt, das eine detaillierte Planung und Ausführung erfordert.
Die Gesamtlaufzeit variiert typischerweise zwischen 24 und 39 Monaten, abhängig von den spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens.
Eine realistische Einschätzung der Projektdauer vom ERP-Projektleiter ist entscheidend für den Erfolg des Vorhabens. Entscheidend dabei ist, alle Phasen sorgfältig zu planen, die genannten Einflussfaktoren zu berücksichtigen und auf eine enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner zu setzen.
