Eine wichtige Aufgabe des Projektleiters ist das Risikomanagement im ERP-Projekt. Dazu gehören sowohl die kontinuierliche Kontrolle als auch der gezielte Umgang mit verschiedenen Risiken, die in jedem Projekt auftreten können.
Risikomanagement im ERP-Projekt
Gleich zu Beginn eines Projektes wird der Project Scope, also der gesamte Projektumfang, nach aktuellem Kenntnisstand festgelegt. Er bildet die Basis für die weitere Planung und legt fest, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Inhalte explizit nicht zum Projekt gehören.
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Im weiteren Verlauf des Projektes dient der Project Scope zum Budget- und Fortschrittscontrolling. Die dabei auftretenden Risiken können grob in die folgenden Kategorien eingeteilt werden:
| Risiko | Beschreibung |
| Softwareumfang | Der Funktionsumfang der Software entspricht nicht den Erwartungen, sodass zusätzliche Anpassungen erforderlich werden. Gegebenenfalls kommt es auch zu Scope Creep. |
| Projektorganisation | Das Projektteam arbeitet nicht wie erwartet, weshalb Umstrukturierungen nötig sind. Manche Mitarbeiter investieren nicht genügend Zeit, stellen sich gegen das Projekt oder verfügen nicht über die notwendigen Qualifikationen. |
| Budgetüberschreitung | Die tatsächlichen Kosten überschreiten das festgelegte Budget. |
| Zeitüberschreitung | Wichtige Meilensteine können nicht eingehalten werden, wodurch der geplante Echtstarttermin in Gefahr ist. |
| Datenmigration | Die Überführung der bestehenden Unternehmensdaten in das neue System erfordert mehr Ressourcen als ursprünglich eingeplant. |
Umgang mit Risiken im ERP-Projekt
Um finanzielle Risiken zu minimieren, sollte jede Rechnungsposition des Anbieters mit dem einzelnen Punkt des Project Scope oder des Projekt-Backlogs abgeglichen werden. So lassen sich Abweichungen über den gesamten Projektverlauf hinweg frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, während des gesamten Projekts eine Liste mit den aktuell auftretenden Risiken zu führen. Diese Liste erstellt der Projektleiter idealerweise bereits vor Projektstart und aktualisiert sie kontinuierlich. Je weiter das Projekt fortschreitet, desto detaillierter wird diese Aufstellung. Eine einfache Excel-Tabelle kann hier als praktisches Hilfsmittel dienen. Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten Zugriff darauf haben und die Liste spätestens vor der Erstellung des nächsten Projektstatusberichts aktualisiert wird. Zudem bildet sie eine wertvolle Grundlage für den Lenkungsausschuss.
Beispiel für eine detaillierte Risikomatrix
Für eine bessere Kontrolle erstelle ich in meinen Projekten gerne eine Risikomatrix. Diese ermöglicht es, Risiken systematisch zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung abzuleiten. Die Matrix könnte beispielsweise so aussehen:
Fazit
Eine Risikomatrix trägt erheblich dazu bei, die Herausforderungen im Projekt frühzeitig zu erkennen und abzuschwächen. In Kombination mit einer guten Teststrategie können Sie dadurch die potentiellen Risiken für die erfolgreiche ERP-Einführung minimieren.
