Diese Probleme bringen ERP-Projekte zum Scheitern

Die Einführung eines ERP-Systems stellt für Unternehmen oft ein kritisches Projekt dar, das nicht nur erhebliche Investitionen erfordert, sondern auch eine umfassende Umgestaltung interner Prozesse und Abteilungen mit sich bringt. Nicht selten weicht der tatsächliche Verlauf der ERP-Einführung vom geplanten Zeitrahmen ab, was zu einem Scheitern des Projektes führen kann.

Die Fronten verhärten sich, das ERP-Projekt droht zu scheitern und die Frustration unter den Mitarbeitern steigt. Bei der Einführung eines ERP-Systems können viele Fehler gemacht und falsche Entscheidungen getroffen werden.

In diesem Beitrag sprechen wir über die 3 häufigsten Fehler, Gründe und Probleme, die ein ERP Projekt zum Scheitern bringen und wie Sie das Ruder doch noch einmal herumreißen können.

Problem 1 in ERP-Projekten: Mangelnde Erfahrung

Beginnen wir wieder an dem Punkt, an dem der Unternehmer das Gefühl hat, dass das Projekt nicht so richtig in der Spur ist und Geschäftsprozesse nicht wie erwartet funktionieren. Die letzte Lenkungskreissitzung ist schon Monate her und seitdem sieht er an Projektergebnissen hauptsächlich die Rechnungen des Anbieters, sowie die hängenden Mundwinkel der Keyuser.

Er lädt seinen intern benannten Projektleiter zu einem Termin ein, um sich bezüglich des Fortschritts und des Budgetstatus auf den aktuellen Stand bringen zu lassen. Unglücklicherweise hat der Projektleiter zwar vor dem Projekt-Kick-off den Titel des Projektleiters erhalten, Erfahrung in dem Bereich fehlt ihm allerdings noch. Es stellt sich heraus, dass er nicht in der Lage ist, den Status des Projektes zusammenzufassen und darzustellen, was die Verantwortlichkeiten und die Prozessanalyse betrifft. Schlichtweg werden die Aufgaben als Projektleiter nicht erfüllt.

Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen eignet sich als Projektleiter. Oft wird eine falsche Entscheidung bezüglich der Personalwahl aber erst während des Prozesses sichtbar.

Problem 2 in ERP-Projekten: Entscheidung fällt für den falschen Anbieter

Ein nicht zu unterschätzender Faktor in diesem komplexen Szenario ist die Wahl des Anbieters. Die Entscheidung für den falschen Anbieter kann zu erheblichen Problemen führen, da sie direkt die Qualität der Implementierung, die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sowie die zukünftige Nutzbarkeit des Systems beeinflusst.

Problem 3 in ERP-Projekten: Falsche Kalkulation und Fehlentscheidungen

Der Unternehmer bekommt außerdem den Verdacht, dass die einzelnen Budgetpositionen nicht sauber verwendet wurden, sondern notwendige Mehraufwendungen „erst mal“ aus anderen Töpfen bezahlt wurden, um nicht bereits früh im Projekt die Mehraufwände kommunizieren zu müssen. Dies kann zu einer Eskalation der Kosten führen und die Anforderungen des Projektes verzerren.

Um keine Zeit zu verlieren, überspringt der Unternehmer nun die Gespräche mit den Keyusern und ruft direkt beim Anbieter an, um eine kurzfristige Lenkungskreissitzung einzuberufen. Leider verläuft dieser Termin nicht wie gewünscht. Während der Anbieter plötzlich notwendige Zusatzaufwände in beachtlicher Höhe aufruft, wird nicht klar, wo das Projekt vom Fortschritt her steht.

Konsequenzen der Fehler im ERP-Projekt

Die Situation kann sich auf verschiedene Weisen entwickeln:

• Aggressive Stimmung auf Lenkungskreisebene mit Strahleffekt in die Projektarbeit
• Zusatzaufwände, die dann doch sogar in den 7-stelligen Bereich gehen
• Demotivierte Mitarbeiter auf beiden Seiten, die überall lieber wären als in diesem Projekt
• Projektabbruch mit Rückabwicklung, also der allseits gefürchteten Lose-Lose-Situation

Wie verhindert man das Scheitern einer ERP-Einführung?

Wenn die Statusmeldungen des internen Projektleiters ausbleiben und das Projekt ins Stocken gerät, ist es oft ratsam, eine Pause einzulegen. Diese sollte genutzt werden, um eine gründliche Ist-Aufnahme zu machen. Wichtig ist, dass diese Projektpause nicht auf unbestimmte Zeit angesetzt wird. Vielmehr sollte dieser Schritt in enger Absprache mit dem Anbieter erfolgen, um sicherzustellen, dass die beteiligten Personen nicht anderweitig eingeplant werden und dem Projekt erhalten bleiben.

Nutzen Sie diese Zeit für offene Gespräche mit den Keyusern und dem Projektleiter des Anbieters, um ein klares Bild vom Projektstatus zu erhalten und zu prüfen, ob und wie das Projekt fortgesetzt werden kann.

Lösungen, um das ERP-Projekt zu retten

Nach einer gründlichen Analyse und Neuplanung sollten Sie sich fragen, ob Sie den handelnden Personen zutrauen, das ERP-Projekt wieder in die richtige Bahn zu lenken, oder ob es besser wäre, Veränderungen vorzunehmen. Diese Veränderungen können ganz unterschiedlich aussehen:

• Änderungen am Keyuserteam
• Schulungen für den Projektleiter
• Überprüfung und Bewertung des Projektes durch externe Berater
• Fortlaufendes Coaching für den Projektleiter und das Projektteam
• Überprüfen, wie realistisch die gesteckten Ziele sind
• Einsatz eines Interim-Projektleiters

Diese Maßnahmen sind alle sinnvolle Schritte, die man in Betracht ziehen sollte, bevor man darüber nachdenkt, den Anbieter zu wechseln. In vielerlei Hinsicht ist das sicherlich immer nur der letzte Schritt, auch wenn er manchmal leider notwendig ist.

Fazit

Es gibt keine Einheitslösung für die Probleme, die während eines ERP-Projektes auftreten können. Jedes Projekt ist einzigartig und erfordert individuelle Lösungen. Wichtig ist, dass die ERP-Software und die Planung auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind und dass im Vorfeld eine gründliche Vorbereitung stattfindet. Die Auswahl eines kompetenten Anbieters ist dabei ebenso entscheidend wie die Definition klarer Ziele und die Schaffung einer soliden Basis für den Projekterfolg.

Wie auch immer Sie sich entscheiden. Aus meiner Sicht sollte das Projekt erst wieder sauber konzeptioniert werden, bevor es mit hoher Geschwindigkeit weitergeht. Aus oben genannten Gründen sollte der Anbieter in den Prozess einbezogen werden. Es geht nur darum, das Projekt zum Erfolg zu führen. Nicht darum, einen oder mehrere Schuldige zu identifizieren.