Der Kapitän bestimmt den Kurs
Wenn man lange Zeit in einem Unternehmen gearbeitet hat, stellt man manche Dinge weniger infrage als man es vielleicht sollte. In meiner Zeit bei einem großen ERP-Anbieter kam es mir völlig normal vor, dass mein Arbeitgeber die Leitung in den akquirierten Projekten übernahm und mir dann diese Aufgabe übertrug.
Nun gibt es manchmal Momente, in denen man Dinge hinterfragt, über die man vorher nie eingehender nachgedacht hat. Zum Beispiel, als ich im Dezember 2015 an meiner ersten Prince2 Schulung teilnahm: Am ersten Tag fand die obligatorische Vorstellungsrunde statt. Als ich an die Reihe kam und erzählte, dass ich bei einem ERP-Anbieter arbeite und selbst ERP Projekte leite, erntete ich ungläubige Blicke. Der Seminarleiter fragte direkt nach – schließlich liege die Aufgabe der Projektleitung eindeutig beim Kunden und nicht beim Lieferanten.
Projektleitung: Inhouse, extern oder beim Lieferanten?
Dieses Erlebnis beschäftigt mich bis heute. Warum wird die Projektleitung dem Lieferanten überlassen? Am häufigsten werden dafür die folgenden Gründe genannt:
- Die eigenen Mitarbeiter sind überlastet.
- Es besteht kein Projektleitungs-Knowhow in der Firma.
- Der Anbieter sollte am besten wissen, wie man es macht.
Alle diese Gründe sind natürlich nachvollziehbar. Aber rechtfertigen sie eine letztlich fragwürdige Aufgabenteilung? Denn egal wie gut, loyal und erfahren der Projektleiter ist und ganz gleich wie gut Sie sich mit ihm verstehen: Wenn es mal eng wird, wenn das Projekt nicht so läuft wie es sollte, dann wird er im Zweifelsfall gar nicht anders können als Maßnahmen vorzuschlagen, die gut für seinen Arbeitgeber sind. Man kann dann nur hoffen, dass sie sich auch als vorteilhaft für Ihr Unternehmen erweisen – aber sicher ist das nicht.
Ich vergleiche diese Fragestellung gerne mit einer privaten Situation, die ich einmal erlebt habe. Mein Haus benötigte ein neues Dach. Das war für jeden Laien erkennbar. Ich ließ mir also von Dachdeckerfirmen Angebote erstellen. Allerdings habe ich keine Ahnung vom Dachbau. Ich konnte also die Angebote nicht einmal mit der nötigen Sachkenntnis vergleichen, geschweige denn prüfen, ob die Arbeiten auch wirklich so ausgeführt werden, wie im Angebot beschrieben.
Darum habe ich mich letztlich entschieden, einen Architekten mit der Angebotsprüfung und der Bauaufsicht zu beauftragen. Er kümmerte sich um alles, besprach die notwendige Angebotsänderung mit der Dachdeckerfirma und kontrollierte während der Umsetzung den Fortschritt. Als sich während der Umsetzung ein baubedingtes Problem ergab, besprach er mit dem Dachdecker zwei Optionen und legte mir diese dann, inklusive einer klaren Empfehlung, zur Entscheidung vor.
Warum habe ich die zusätzlichen Kosten für den Architekten in Kauf genommen? Einige Gründe sind offensichtlich:
- Mir fehlt das nötige Fachwissen.
- Ich hatte keine Zeit, den Baufortschritt laufend zu kontrollieren.
- Die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien musste sichergestellt sein.
Am Ende habe ich die Entscheidung aber aus einem einzigen Grund getroffen: Mir war klar, dass ich der Aufgabe nicht gewachsen bin, aber sie war zu wichtig, um eine halbherzige Ausführung zu rechtfertigen.
Wer sollte die Leitung des ERP-Projektes übernehmen?
Mit diesem Beispiel möchte ich folgendes veranschaulichen: Die Leitung für ein ERP-Projekt sollte man am besten an einen eigenen Mitarbeiter delegieren, der die notwendigen Fähigkeiten dazu mitbringt. In den meisten Fällen dürfte es angebracht sein, ihm jemanden an die Hand zu geben, der als Sparringspartner jederzeit ansprechbar ist und ihn unterstützt.
Die zweitbeste Alternative wäre, einen externen Projektleiter zu beauftragen – und zwar so lange, bis ein Mitarbeiter das Projekt übernehmen kann und dann im Rahmen eines Mentorings (siehe beste Alternative) unterstützt wird.
So können Sie sicherstellen, dass die Projektleitung stets in Ihrem Sinne handelt. Es gibt immer wieder unvorhergesehene Herausforderungen, die zu schwierigen Entscheidungen zwingen. Bei der Projektleitung gewährleisten daher nur die beiden genannten Ansätze, dass alle Optionen von vornherein nach Maßgabe Ihres Unternehmenserfolgs bewertet werden.
